E-Mail Editor (DE)
Übersicht
Der E-Mail-Editor ermöglicht es Ihnen, die E-Mail-Vorlagen anzupassen, die als Reaktion auf verschiedene Ereignisse versendet werden.
Wichtiger Hinweis → E-Mail-Vorlagen können nur im Entwicklungssystem erstellt werden und müssen anschließend über die Upload-Funktion in das QA- und Produktionssystem transportiert werden.
Zugriff auf den E-Mail-Editor
Um E-Mail-Vorlagen zu bearbeiten, benötigen Sie die entsprechende Rolle. Falls Sie nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügen, stellen Sie bitte eine Zugriffsanfrage über Beneering.
Sobald der Zugriff gewährt wurde, finden Sie den E-Mail-Editor unter Einstellungen.
1. Bearbeiten von E-Mails für eine bestimmte Organisation
Wenn Sie E-Mails für eine bestimmte Organisation ändern müssen, klicken Sie im Mail-Editor auf Organisation.
2. Filtern nach Betreff
Sie können E-Mails nach dem Betreff durchsuchen. Dieser Filter berücksichtigt auch den E-Mail-Inhalt und zeigt Ergebnisse an, die die gesuchten Wörter enthalten.
3. Filtern nach Objekttyp
E-Mails sind nach Objekttypen kategorisiert. Hier finden Sie eine Übersicht über gängige Typen:
CATALOG – E-Mails im Zusammenhang mit dem Katalogmodul, z. B. Katalog-Uploads.
CWF_PURCHASE_REQUISITION – Cloud Web Forms (CWF) E-Mails zu Bestellanforderungsfreigaben.
DCF – Dynamic Cloud Forms (DCF) E-Mails, kundenspezifisch und stark individualisiert.
MESSAGE – Benachrichtigungsvorlagen für eingehende Nachrichten.
ORGANIZATION – E-Mails für Aktionen wie Einladungen und MIME-Upload-Fehler.
PURCHASE_ORDER – Vorlagen zu Bestellungen, z. B. Lieferantenportal-Benachrichtigungen oder Dokumentverarbeitungsfehler.
REPORT – E-Mails zu Berichten, z. B. Versionsvergleiche oder Katalogberichte.
REQUEST_FOR_QUOTE – Vorlagen zu verschiedenen Phasen eines Angebotsprozesses (z. B. geöffnet, geschlossen, storniert, aktualisiert, wiedereröffnet).
REQUEST_MESSAGE – Vorlagen für Anfragenachrichten, z. B. neue Chat-Nachrichten.
RESERVATION – E-Mails zur Reservierungsverarbeitung.
SERVICE_ENTRY_SHEET – Vorlagen zu Leistungsnachweisen.
SHOPPING_CART – E-Mails zur Einkaufswagenaktivität, z. B. Katalogvalidierungsbestätigungen.
USER – Benutzerbezogene Vorlagen, z. B. Kontoerstellung, Passwortänderungen, Passwortzurücksetzungen.
4. Filtern nach Ereignistyp
Einige Objekttypen sind weiter unterteilt, z. B. kann der Katalog-Objekttyp Ereignisse wie APPROVE und APPROVED enthalten.
5. Filtern nach Sprache
Sie können nach E-Mail-Vorlagen in einer bestimmten Sprache suchen.
6. Filtern nach Vorlagennamen
Wenn Sie den Namen der gesuchten Vorlage kennen, können Sie direkt danach suchen.
7. Filtern nach Erstellungsdatum
Suche nach Vorlagen anhand ihres Erstellungsdatums.
8. Erstellen von Mail-Vorlagen
Angenommen, Sie möchten das Ereignis Catalog Send to Approval anpassen. Anstatt die bestehende allgemeine Vorlage aus der BeNeering Root Organization zu ändern, müssen Sie eine neue Vorlage mit demselben Objekt- und Ereignistyp erstellen.
Klicken Sie dazu oben rechts auf Neu.
Vergeben Sie einen klaren und aussagekräftigen Namen und wählen Sie den passenden Objekttyp und Ereignistyp. Im Beispiel des Katalogfreigabeprozesses wären dies:
Object Type: CATALOG und Event Type: APPROVE. Wenn Sie unsicher sind, welche Werte Sie wählen sollen, orientieren Sie sich an den vorhandenen Standardvorlagen. Diese enthalten alle nötigen Informationen.
Eine neue E-Mail-Vorlage erscheint nun in Ihrer Liste.
Bearbeiten des Inhalts
Um den Inhalt der Vorlage zu bearbeiten, öffnen Sie den Tab E-Mails klicken Sie auf die drei Punkte neben der gewünschten Sprache und wählen Sie bearbeiten.
Es öffnet sich ein Fenster mit Sprache, Betreff und HTML-Body. Um den Inhalt anzupassen, müssen Sie den HTML-Body bearbeiten. Dazu sind grundlegende HTML-Kenntnisse erforderlich.
Testen der E-Mail-Vorlage
Um zu testen, ob Ihre Vorlage korrekt funktioniert, klicken Sie direkt auf den E-Mail-Eintrag (nicht auf die drei Punkte).
Geben Sie anschließend die für die Vorlage erforderlichen Daten ein. Diese Felder können variieren, da einige Parameter dynamisch gesetzt werden.
Klicken Sie auf Senden und eine Beispiels-E-Mail wird an die zuvor ausgewählte Adresse gesendet.
9. E-Mail-Vorlagen herunterladen
Selbst erstellte Vorlagen können über die drei Schaltflächen rechts neben dem Vorlageneintrag heruntergeladen werden.
Standardvorlagen können nicht heruntergeladen werden. Wenn Sie eine Standardvorlage anpassen müssen, erstellen Sie eine neue Vorlage mit dem gleichen Objekt- und Ereignistyp. Diese wird dann Ihrer Organisation zugeordnet und ersetzt die Standardvorlage aus der BeNeering Root Organization.
10. E-Mail-Vorlagen hochladen
Sie können zuvor heruntergeladene E-Mail-Vorlagen wieder hochladen. Diese Funktion ist wichtig für den Transport zwischen Entwicklung, QS und Produktion.
Zusätzliche Informationen
Wenn Sie jemals zur ursprünglichen Standardvorlage zurückkehren möchten, löschen Sie einfach die organisationsspezifische Vorlage. Dadurch wird wieder die Standardvorlage verwendet.
Die englischsprachigen Vorlagen sind verpflichtend und können nicht gelöscht werden.