Sourcing-Anfrage erstellen

Schritt für Schritt Anleitung

In diesem Leitfaden werden die Schritte zum Erstellen und Einreichen einer Beschaffungsanfrage im System beschrieben.

Mit einer Beschaffungsanfrage können Sie Anforderungen definieren, Lieferanten auswählen, Artikel hinzufügen und eine Angebotsanfrage (RFQ) oder ein ähnliches Ereignis veröffentlichen.

Zugriff auf Beschaffungsanfragen

• Klicken Sie auf der Startseite auf das Symbol „Beschaffungsanfragen“.

• Wählen Sie „Anfragen für Hardware“ (oder die entsprechende Kategorie) aus.

Um eine Beschaffungsanfrage zu erstellen, navigieren Sie auf der Startseite zum Symbol für Beschaffungsanfragen und klicken Sie dann auf Anfragen für Hardware.

Schritt 1: Allgemeine Informationen

Dies ist der erste Schritt im Workflow „Neue Anfrage“ innerhalb der Systemoberfläche. Ziel dieser Seite ist es, allgemeine Informationen zu erfassen, die zur Einleitung einer neuen Anfrage zur Angebotsabgabe (RFQ) oder eines Beschaffungsprozesses benötigt werden.

Verfügbare Schaltflächen

• Speichern – Speichern Sie den Fortschritt und kehren Sie später zurück.

• Weiter – Fahren Sie mit dem Schritt „Lieferanten“ fort.

• Anfrage senden – Schließen Sie die Beschaffungsanfrage ab und senden Sie sie (erst nach Abschluss aller Schritte).

Verwenden Sie Speichern, um den Fortschritt zu sichern, Anfrage absenden, um die Anfrage endgültig einzureichen (wenn bereit), oder Weiter, um zum nächsten Schritt (Lieferanten) zu gelangen.

Schritt 2: Lieferanten

Sie fügen Lieferanten hinzu und verwalten diese, die die Anfrage erhalten sollen. Die Tabelle listet die ID, den Namen und die E-Mail-Adresse jedes Lieferanten auf, mit Optionen zum Bearbeiten (✎) oder Entfernen (❌) der Einträge. Verwenden Sie + Neu, um einen Lieferanten manuell hinzuzufügen, oder Suchen, um vorhandene Lieferanten zu finden.

Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren, auf Zurück, um zurückzukehren, und verwenden Sie Speichern oder Anfrage absenden nach Bedarf.

Lieferanten bearbeiten

• Wenn Sie auf „Bearbeiten“ klicken, wird das Fenster „Lieferant bearbeiten“ geöffnet.

• Sie können die grundlegenden Informationen anzeigen oder aktualisieren und die Kontakte für diesen Lieferanten verwalten.

• Verwenden Sie „+ Neu“, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.

• Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um sie zu verwerfen.

Wenn Sie auf einen Lieferanten zum Bearbeiten klicken, erscheint ein Fenster Lieferant bearbeiten. Unter Grundinformationen werden die Lieferanten-ID und der Name angezeigt. Darunter befindet sich der Bereich Kontakte, in dem Sie Kontaktdaten anzeigen, bearbeiten (✎) oder löschen (❌) können. Verwenden Sie + Neu, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen. Klicken Sie auf OK, um Änderungen zu speichern, oder auf Abbrechen, um diese zu verwerfen.

Lieferant suchen

• Klicken Sie auf “Suchen” um das Fenster “Lieferantensuche” zu öffnen

• Verwenden Sie Filter wie Suchbegriff, Land, Postleitzahl, Stadt und Einkaufsorganisation.

• Klicken Sie auf „ANWENDEN“, um die passenden Ergebnisse anzuzeigen.

• Wählen Sie den Lieferanten aus und klicken Sie auf „SCHLIESSEN“, um zurückzukehren.

Navigation

Schritt 3: Positionen - Angefragte Produkte hinzufügen

In diesem Schritt definieren Sie die Artikel oder Dienstleistungen, die in Ihrer Beschaffungsanfrage enthalten sein sollen.

Artikeltabelle

Zeigt Artikeldetails an, wie z. B.:

• Name

• Beschreibung

• Menge

• Preis

Aktionen

• +Neu – Fügen Sie manuell einen neuen Artikel hinzu.

• Suchen – Suchen Sie nach vorhandenen Artikeln, die Sie hinzufügen möchten [aus Katalogen].

Dieses Pop-up erscheint, wenn Sie im Schritt Positionen auf Suchen klicken. Sie können einen Artikel suchen und ihn anschließend über die Schaltfläche „Add item“ zur Liste hinzufügen.

Dieses Pop-up erscheint, wenn Sie im Schritt Positionen auf + Neu klicken. Es ermöglicht die Eingabe der gewünschten Produktdetails.

Neuen Artikel hinzufügen

Wenn Sie auf „+ Neu“ klicken, öffnet sich das Fenster „Artikeleingabe“.

Grundlegende Informationen

• Name (erforderlich

• Beschreibung (optional)

• Lieferzeit (Tage)

• Hersteller Produktnummer

• Lieferantenadresse überschreiben (wenn der Versand vom Standard abweicht)
  

Preisinformationen

• Menge

• Bestelleinheit (z.b. Stück)

• Menge

• Währung (z.b. Euro)
  

Das Fenster Artikeleingabe wird verwendet, um einen neuen Artikel zu Ihrer Anfrage hinzuzufügen. Füllen Sie den erforderlichen Namen, optional eine Beschreibung, die Lieferzeit (in Tagen) und die Hersteller-Artikelnummer aus. Falls der Artikel an eine abweichende Lieferadresse gesendet werden soll, aktivieren Sie die Option Lieferadresse überschreiben. Unter Preisinformationen geben Sie die Menge ein, wählen die Bestelleinheit (z. B. Stück), den Stückpreis und die Währung (z. B. Euro). Im Abschnitt Anhänge können Sie unterstützende Dateien über die Schaltfläche Datei auswählen hochladen. Klicken Sie auf OK, um den Artikel zu speichern, oder auf Abbrechen, um die Eingabe zu verwerfen.

Anhänge
Verwenden Sie „Datei auswählen“, um Begleitdokumente hochzuladen.

Klicken Sie auf „OK“, um zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um den Vorgang abzubrechen.

Letzter Schritt 4: Veröffentlichen

Die Seite „Veröffentlichen“ fasst alle Details der Anfrage zur abschließenden Überprüfung vor dem Absenden zusammen.

Überprüfungsabschnitte

• Grundlegende Informationen – Name der Anfrage, Beschreibung, Währung, Öffnungs-/Schließungsdaten

• Zusätzliche Daten – Leistungsdatum, KPIs

• Lieferadresse – Unternehmen, Empfänger, Standort

• Anhänge – Alle hochgeladenen Dateien

• Ansprechpartner – Alle zugehörigen Ansprechpartner

• Lieferanten – Ausgewählte Lieferanten mit IDs und E-Mail-Adressen

• Artikel – Angeforderte Artikel, Mengen und Preise

Aktionen

• Anfrage einreichen – Schließen Sie Ihre Anfrage ab und veröffentlichen Sie sie.

• Zurück – Kehren Sie zu den vorherigen Schritten zurück, um Änderungen vorzunehmen.

Die Seite Veröffentlichen ist der letzte Schritt des Antragsprozesses, bei dem alle eingegebenen Details vor der Übermittlung überprüft werden. Sie zeigt die Basisinformationen (Name der Anfrage, Beschreibung, Währung, Öffnungs-/Schließungsdatum), zusätzliche Daten (Leistungsdatum, KPIs) und die Lieferadresse (Unternehmen, Empfänger, vollständige Adresse) an. Außerdem werden alle Anhänge, die beteiligten Kontakte, die ausgewählten Lieferanten und die angefragten Artikel mit Mengen und Preisen aufgeführt. Klicken Sie nach der Überprüfung auf Anfrage absenden, um den Vorgang abzuschließen, oder verwenden Sie Zurück, um vorherige Schritte zu bearbeiten.

Neue Funktion – Jetzt können Sie für jeden Artikel in Ihrer Beschaffungsaktion eine Materialgruppe auswählen.

Sie können nun für jeden Artikel in Ihrer Beschaffungsaktion eine Materialgruppe auswählen. Dies hilft bei der korrekten Klassifizierung der Artikel und gewährleistet die Übereinstimmung mit den SAP-Daten.

Das Feld „Materialgruppe“ ist im Fenster „Artikeldetails“ neben „Währung“ verfügbar [siehe unten].

Schritte zum Auswählen der Materialgruppe

• Öffnen Sie Ihre Beschaffungsaktion.

• Klicken Sie auf „Artikel hinzufügen” oder „Artikel bearbeiten”.

• Suchen Sie im Fenster „Artikeldetails” das Feld „Materialgruppe”.

• Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

• Wählen Sie die richtige Materialgruppe für Ihren Artikel aus.

• Klicken Sie auf „Speichern”.

Zusätzliche Information

Einige Teile können bei Ihnen abweichen, da der Kunde bestimmte Teile der Benutzeroberfläche ändern kann