Zuweisung von Stellvertretern
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann eigene Vertretungen festlegen. So wird sichergestellt, dass Dokumente und Genehmigungsanfragen automatisch mit den entsprechenden Personen innerhalb der Organisation geteilt werden, während der ursprüngliche Eigentümer jederzeit die volle Kontrolle sowie einen durchgehenden Zugriff behält.
Welche Vertretungsrollen werden unterstützt?
Abhängig von der Konfiguration Ihrer Organisation können den Vertretungen die folgenden Rollen zugewiesen werden:
Module | Funktion | Rolle | Beschreibung |
|---|---|---|---|
EINKAUF | EINKÄUFER | PURCHASING_PR_LIST | Zugriff auf die Liste der Bestellanforderungen |
PURCHASING_PR_EDIT | Bestellanforderung bearbeiten | ||
SUBSTITUTE_SHOP_ON_BEHALF | Nur bei der Zuweisung von Vertretungen: Einer Person Zugriff gewähren, um in Ihrem Namen einzukaufen | ||
GENEHMIGUNG | EINKÄUFER | APPROVAL_DEMAND | Bedatfdokumente genehmigen |
APPROVAL_PURCHASE_REQUISITION | Bestellanforderung genehmigen | ||
APPROVAL_PURCHASE_ORDER | Bestellung genehmigen | ||
APPROVAL_SOURCING_RFQ | Beschaffungsvorgang genehmigen | ||
APPROVAL_SOURCING_RFM | Lieferantenangebot genehmigen | ||
APPROVAL_SERVICE_ENTRY_SHEET | Leistungsnachweis genehmigen |
Vertreterregelungsübersicht
Um die Vertrerterregelungsübersicht aufzurufen, klicken Sie auf Ihr Benutzerkonto und wählen im Dropdown-Menü „Einstellungen“ aus. Sie gelangen daraufhin zur Vertreterregelung.
Im Bereich Vertreterregelung gibt es zwei Registerkarten: “MEINE STELLVERTRETER“ und “ICH VERTRETE”.
Meine Stellvertreter: Diese Registerkarte zeigt alle Benutzer, die Sie als Ihre Vertreter bestimmt haben.
Der Status „Aktiv“ bedeutet, dass die Vertretung gültig ist und der Vertreter berechtigt ist, in Ihrem Namen zu handeln.
Ich vertrete: Diese Registerkarte listet alle Benutzer auf, für die Sie derzeit als Vertreter tätig sind.
Der Status „Aktiv“ zeigt an, dass Ihre Vertretungsberechtigung gültig ist und Sie weiterhin im Namen dieser Benutzer handeln können.
In beiden Registerkarten werden die Informationen in Tabellenform dargestellt, mit folgenden Spalten:
Vorname
Nachname
E-Mail
Status
wie richte ich Vertreterrolle(n) ein
Neuen Vertreter anlegen
Navigieren Sie zu Einstellungen.
Öffnen Sie den Bereich Vertreterregelung.
Klicken Sie auf NEUER STELLVERTRETER.
Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt:
Suchen Sie den Vertreter, indem Sie seinen Namen eingeben.
Die folgenden Felder werden automatisch ausgefüllt:
Benutzer-ID
E-Mail
Vorname
Nachname
Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang zu bestätigen.
Rolle(n) einem Vertreter zuweisen
Gültigkeitszeitraum festlegen (Pflicht)
Um Rollen zuzuweisen, muss ein Gültigkeitszeitraum definiert werden:
Datum von: Startdatum der Rollenzuweisung (Pflichtfeld)
Datum bis: Enddatum der Rollenzuweisung (optional)
Wenn Datum bis leer bleibt, ist die Rolle unbefristet gültig.
Rollen auswählen
Wählen Sie eine oder mehrere Rollen aus, die dem Vertreter zugewiesen werden sollen.
Klicken Sie auf Erstellen.
Eine Bestätigungsnachricht zeigt an, dass die Rolle(n) erfolgreich zugewiesen wurden.
Der Benutzer kann alle zugewiesenen Vertreter in seiner Stellvertreterliste einsehen.
Existiert ein Stellvertreter bereits, können zusätzliche Rollen über „Neue Delegation“ in der Tab “ROLLENVERTEILUNGEN“ zugewiesen werden, indem die gewünschten Rolle(n) ausgewählt werden.
Zugriff der Vertreter auf Ihre Daten
Sobald ein Vertreter zugewiesen wurde, kann er auf Ihre Bestellanforderungsdaten und den Bereich Nachrichten (Posteingang) zugreifen.
Einkaufsdaten
Navigieren Sie zum Reiter Einkauf.
Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Bestellanforderungen der vertretenen Person(en) erstellt wurden.
Aktivieren Sie den Filter „Ich vertrete“, um die Bestellanforderungen des vertretenen Mitarbeiters einzusehen.
In der Bestellübersicht kann der Vertreter alle Bestellungen einsehen, die von der Person aufgegeben wurden, die er vertritt. PR-Nummer, Erstellungsdatum, Anzahl der Positionen,Gesamtsumme, Status (z. B. bestellt, in Genehmigung etc.)
Die Spalte „Angefordert von“ zeigt die Person, für die die Vertretung erfolgt.
Nachrichten
Option 1: Nachrichtenübersicht
Gehen Sie zu Nachrichten.
Aktivieren Sie den Filter „Ich vertrete“, um alle Nachrichten anzuzeigen, die über die Vertretung zugeordnet wurden.
Im Nachrichtenüberblick kann der Vertreter alle Nachrichten und Diskussionen der vertretenen Person einsehen, sowohl öffentliche als auch vertrauliche Nachrichten. Der Vertreter ist außerdem berechtigt, auf diese Nachrichten zu antworten.
Option 2: Direkt über eine Bestellanforderung
Öffnet der Vertreter eine Bestellanforderung, für die er als Stellvertretereingetragen ist, navigiert er zum Bereich Nachrichten.
Dort ist er berechtigt:
bestehende Nachrichten anzuzeigen
auf Nachrichten zu antworten
neue Nachrichten oder Diskussionen zur Bestellanforderung zu erstellen
